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Tutorial: Informatives und attraktives Diagramm in Microsoft Excel erstellen

Die Standarddiagramme und Vorgaben in Microsoft Excel sind schrecklich. In ihnen sind viele handwerkliche Fehler enthalten und wenig Informationen. Wenn man beispielsweise einen Ist- und Plandatenverlauf als Liniendiagramm erstellt, dann kommt sowas heraus.

Hier ein paar Punkte, die schlichtweg hinderlich sind, wenn es um die Lesbarkeit geht.

  1. Achsen in der selben Farbe wie Hilfslinien
  2. Keine direkte Beschriftung sondern Legende
  3. Keine direkte Datenbeschriftung, sondern auf der Wertachse
  4. Keine wertvollen Zusatzinformationen

Leider macht es Excel einem auch nicht einfach, aus diesem Diagramm ein besser Lesbares mit vielen wertvollen und klaren Informationen zu machen. Hier sind viel Erfahrung und auch Tricks nötig, um das Ziel zu erreichen.

Zuerst entfernt man die Hilfslinien. Wir wollen die aktuelle Periode direkt beschriften, denn auf diese kommt es uns an. Eine Positionsbestimmung zu einem bestimmten und relevanten Zeitpunkt: Jetzt.

Excel bietet die Möglichkeit, einzelne Datenpunkte zu beschriften. Leider kann es nicht dynamisch immer den letzten oder ersten Datenpunkt formatieren, sondern die Beschriftung klebt an diesem bestimmten Datenpunkt fest. Kommt also eine neue Perioden hinzu, haben wir die Beschriftung am vorletzten Datenpunkt - und so weiter.

Glücklicherweise ist es möglich, verschieden Diagrammtypen in einem Diagramm zu mischen. Das machen wir uns zu nutzen und fügen zwei "Punkte" hinzu. Über Formelbezügen ist im Arbeitsblatt schnell ein Bereich geschaffen, der sich die relevanten Informationen errechnet bzw. aus dem Datenbereich herausschneidet. Für einen Punkt benötigen wir zwei Koordinaten. Den Wert für die Kategorieachse, hier die letzte Periode, und einen Wert für die Wertachse, hier den Wert der letzten Periode. Jeweils für den Plan- und Istwert. Und wo wir gerade dabei sind, auch für die ersten Perioden und Werte. Jetzt haben wir eine Linie mit Punkten am Anfang und am Ende.

Diese Punkte lassen sich individuell formatieren. Am Anfang möchten wir die Reihen direkt beschriften und eigentlich keine Punkte sehen. Daher die Markierung auf "Keine" ändern und eine linksausgerichtete Datenbeschriftung hinzufügen. Um den Text darzustellen entweder den Reihennamen auswählen, oder die Option "Wert aus Zellen" nutzen. Falls die Datenpunkte zu nah aneinander liegen, kann man das über den Wert auf der Wertachse korrigieren. Schon kann man sich die Legende sparen.

Die vordefinierte Farbvorgabe wird durch ein Farb- und Formenkonzept abgelöst. Planwerte in einer Akzentfarbe und die Istwerte in einem Grau. Schon erscheint das ganze Diagramm viel harmonischer. Den Punkt des aktuellen Istwerts heben wir hervor. Die Punkte formatieren wir mit einem weißen 2pt Rahmen, damit diese sich etwas von der Linie abheben und nicht direkt auf der Linie liegen - aber Formatierung ist Geschmacksache. Eine rechtsausgerichtete Datenbeschriftung an den Endwerten gibt Orientierung.

Um die Differenz zwischen Ist- und Planwert zu verdeutlichen, wird dieser Zwischenraum farblich hervorgehoben. Hierzu werden die Datenreihen von Ist- und Planwert erneut dem Diagramm hinzugefügt. Diese Datenreihen werden im Anschluss als Fläche definiert. Die Datenreihe der Planwerte wird entsprechend formatiert, hier 90%ige Transparenz der Akzentfarbe, und die Datenreihe der Istwerte wird auf die Hintergrundfarbe gesetzt. Diese Datenreihe im "Daten auswählen" Dialog dann so anordnen, dass die Fläche der Planwerte überdeckt wird. Dadurch erreicht man den simplen Effekt, dass die (negative) Fläche zwischen den Reihen farbig erscheint.

Eine wichtige Information ist noch, wie weit man aktuell vom Planwert entfernt ist. Auch diese Darstellung ist innerhalb des Diagramms möglich. Dafür muss ein weiterer Punkt errechnet werden. Dessen Koordinaten müssen auf der Kategorieachse rechts von der letzten Periode liegen und genau zwischen Ist- und Planwert auf der Wertachse - dafür einfach Ist- und Planwert der letzten Periode addieren und durch zwei teilen. Die Differenz in Prozent kann im Arbeitsblatt errechnet werden und dann erneut über "Wert aus Zellen" als Datenbeschriftung angezeigt werden.

Der letzte Feinschliff besteht darin, die Spannweite der Differenz zu visualisieren. Dafür können wir den Datenpunkten Fehlerindikatoren hinzufügen. Diese werden dann am Punkt für die Differenz eingesetzt.

Der vertikale Fehlerindikator wird mit einem Benutzerdefinierten Fehlerbetrag hinterlegt. Sowohl für den positiven, als auch für den negativen Betrag, wird die halbe Differenz zwischen Ist- und Planwert definiert. Anschließend die Markierung des Datenpunktes auf "Keine" geändert und fertig ist ein ansprechendes, informatives, und vor allem dynamisches Excel Diagramm.